Одним из самых сложных бизнес-процессов в аптечной сети является формирование платежного календаря, то есть своевременное проведение расчетов с поставщиками, чтобы не попадать в блок и не допускать платежных разрывов. Особенно эта задача усложняется при работе со многими поставщиками и на разных условиях: часть товара поставляется на условиях подписки, часть с разными отсрочками платежа, а часть под реализацию, и опять-таки с разными схемами расчета
Нам нужно решать следующие задачи:
Четко понимать, за какую накладную, когда и в каком объеме нужно произвести платеж
Учесть возврат поставщикам
3
Не тратить лишнее время на заполнение платежных поручений в клиент-банках, чтобы произвести платежи
4
Учесть, что через банк может быть произведена другая сумма, чем была определена ранее и передана в клиент-банк
5
Зрительно видеть дни с максимальной прогнозируемой платежной нагрузкой, чтобы не допускать кассовых разрывов
Персонал аптеки определяет какому поставщику и какую сумму нужно оплатить, а платеж производит бухгалтерия. Часто согласовать и совместно автоматизировать действия разных отделов предприятия достаточно сложно.
Вовремя не оплатили — попали в блок и остались без товара, или были вынуждены закупить его дороже
3
Не учитывается, что возврат у поставщика регистрируется значительно позже, чем в аптеке, поэтому о том, что задолженность уменьшилась, поставщик может узнать через несколько дней после проведения возврата. Последствия – попадание «в блок».
4
Необходимость расходования значительного времени для ручного набора платежных поручений и информации, за что именно производится оплата
5
В систему оперативного учета не попадает информация о том, что платеж был произведен на другую сумму или вообще отменен.
В каждой прибыльной накладной указывается договор с условиями и сроками оплаты (такие сделки, как правило, вносятся в систему заранее). Кроме того, эта информация может попадать в документы из электронных накладных.
Консоль формирования платежей для каждого поставщика в разрезе сделок предлагает к уплате сумму, срок уплаты которой наступает в ближайшее время
В случае подтверждения предлагаемой суммы система формирует платежные поручения с заполненным назначением платежа
Настраивается передача платежных поручений клиентам-банкам, чтобы не приходилось их набирать вручную и исключить ошибки при наборе
Настраивается загрузка банковской выписки для того, чтобы подтвердить фактически оплаченные суммы и учесть это при формировании последующих платежей
В случае выполнения возвратов сумма возврата перераспределяется по неоплаченным накладным
Присутствующая в системе отчетность позволяет в виде «шахматки» визуально оценить пики нагрузок по платежам